2. Księga Należności Sądowych

3. Program Komputerowy  "Księga Należności Sądowych"

4. Zalety programu

Wykonanie wyroku rozpoczyna się w momencie, gdy do komórki wykonawczej trafi prawomocne  orzeczenie. W ramach zasądzonej w orzeczeniu kary, można:

• internować skazanego,
• wykonać karę pozbawienia wolności,
• wyegzekwować grzywnę i inne ewentualne koszty,
• roztoczyć nad skazanym dozór kuratorski.

Skuteczne wykonawstwo podnosi znaczenie wyroków wydawanych przez sądy. Z wykonaniem każdego orzeczenia związane są koszty ponoszone przez Skarb Państwa ( na korespondencję, materiały biurowe, pracowników, wywiady środowiskowe oraz egzekucję komorniczą). Ponieważ koszty te nie są przez skazanego refundowane, dobre wykonawstwo, to takie, które je ogranicza.

Wykonawstwo w sądach jest zorganizowane w różny sposób. W większych jednostkach zajmują się nim wydziały, w nieco mniejszych sekcje wykonywania orzeczeń a w najmniejszych wykonawstwo wyroków umocowane jest przy wydziałach wydających wyroki. W każdym z wymienionych przypadków na wykonawstwo składają się następujące elementy:

• Księga Należności Sądowych
• Nadzór nad Karami pozbawienia i ograniczenia wolności (WP i WPI)
• Dozory kuratorskie.

Budowa stworzonego przez nas systemu komputerowego w naturalny sposób oddaje powyższą strukturę.

Organizacja

Księga Należności Sądowych zajmuje się windykacją w imieniu Skarbu Państwa należności pieniężnych (grzywien, kosztów sądowych ) zasądzonych orzeczeniami sądu. W sądach prowadzi się trzy lub cztery księgi należności, odpowiednio dla spraw:

• karnych
• cywilnych
• nieletnich
• ew. rodzinnych

Oddzielną księgę karną prowadzi również kolegium d/s wykroczeń.

Miara efektywności

Najprostszą miarą skuteczności windykacji należności pieniężnych jest stosunek kwot przypisanych (zasądzonych i przekazanych do wykonania) do kwot wyegzekwowanych. Innym wskaźnikiem może być koszt poniesiony przez Skarb Państwa na wyegzekwowanie jednej złotówki. W chwili obecnej można wyliczyć tylko pierwszy z w/w wskaźników (na podstawie urządzenia ewidencyjnego o nazwie: dziennik należności sądowych). Nie prowadzi się natomiast ewidencji kosztów.

Problemy pojawiające się przy windykacji należności pieniężnych

Przepisy prawne (kodeksy) określają procedurę ściągania należności. Wymaga ona prowadzenia rozbudowanej korespondencji, księgowania wpłat oraz wydawania decyzji sędziego (postanowień) odraczających dług, rozkładających na raty, umarzających lub zamieniających go na karę zastępczą. Duży wpływ spraw powoduje, iż czynności biurowe pochłaniają gro czasu personelu sekretarskiego. Pozostaje go niewiele na uzyskiwanie informacji o majątku skazanych - podstawy skutecznej windykacji. Praktyka pokazuje, że 50% skazanych, którym zakłada się akta miało już wcześniej sprawy w księdze należności. W tradycyjnej metodzie prowadzenia biurowości, z faktu tego nie można skorzystać. Ponadto utrudniona jest kontrola nad kosztami windykacji. Brak przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi księgami a zwłaszcza pomiędzy sądem a kolegium d/s wykroczeń powoduje niepotrzebne ich powiększanie.

Duży wpływ spraw, rozbudowana korespondencja, rejestracja regulacji należności oraz stosunkowo proste orzecznictwo to główne powody, dla których księga należności jest tematem podatnym na komputeryzację. Dzięki wdrożeniu dobrego systemu komputerowego wiele wymienionych czynności można znacznie uprościć i przyspieszyć.

Technologia

Program został zrealizowany przy zastosowaniu najnowocześniejszych narzędzi programistycznych (pakiet Powerbuilder firmy Sybase) w technologii klient serwer zapewniającej unikalne w systemach komputerowych bezpieczeństwo danych. Może on pracować zarówno w trybie wielodostępnym (w sieci) jak i jednostanowiskowo. “Księga Należności Sądowych” jest aplikacją przeznaczoną do pracy w środowisku Windows 9x, Windows ME, Windows NT, Windows XP. Dzięki temu jego obsługa jest bardzo prosta , a szkolenie użytkowników oraz proces wdrożenia są skrócone do minimum. Na podstawie dostępnych informacji można powiedzieć, iż “K...N...S” jest najnowocześniejszym systemem funkcjonującym w jednostkach podległych Ministerstwu Sprawiedliwości. Oprogramowanie wykorzystuje jeden z dwóch serwerów SQL: firmy Sybase oraz firmy Microsoft (MS_SQL 7.0, MS_SQL 200, MSDE). Wybór określonego serwera SQL zależy od konfiguracji sprzętowej oraz potrzeb użytkowników.

Prowadzenie biurowości księgi należności z wykorzystaniem programu

Prowadząc biurowość przy wykorzystaniu programu komputerowego należy przyzwyczaić się do pewnych różnic w stosunku do techniki “ręcznej”. Po pierwsze, w programie windykacja należności sądowych traktowana jest jako całość. Każdy z użytkowników (sekretarze, sędziowie) ma ściśle określone zadania do wykonania. Prócz tego użytkownicy pracują w zespole np. sekretariat wprowadza dane skazanego, które automatycznie wypełniają postanowienie sędziego, podczas gdy ten wydając postanowienie może przyciśnięciem jednego klawisza wydrukować dowolną liczbę odpisów postanowień oraz automatycznie odpisać należność. Dzięki takiej współpracy wszyscy oszczędzają na czasie.

Program “Księga Należności Sądowych” upraszcza i przyspiesza wiele czynności sekretariatu i sędziów poprzez:

• prowadzenie korespondencji, drukowanie pism zwrotek i kopert.

Program posiada “wszyte” kilkadziesiąt szablonów druków (zawiadomień, wezwań, zapytań). Po jednokrotnym wpisaniu danych skazanego podczas rejestracji, wydrukowanie dowolnego pisma oraz zwrotki i koperty wymaga zaledwie kilku “kliknięć myszą.

• tworzenie skorowidzów najczęstszych (poza skazanymi) adresatów

Komisariaty policji, komornicy sądowi, zakłady karne, zakłady pracy, Biura Ewidencji Ludności, WKU po pierwszym wprowadzeniu są zapamiętywane w skorowidzach. Kolejne pisma do tego samego adresata nie wymagają więc wyszukiwania w zeszytach.

• wydawanie postanowień i zarządzeń

Program zawiera kilkanaście wzorców postanowień wydawanych w księdze należności. Wzorzec sam pobiera niezbędna dane ze sprawy (dane osobowe skazanego, wysokość zadłużenia itp. ) zarejestrowane uprzednio przez personel sekretarski. W większości przypadków zadanie sędziego sprowadza się do podjęcia decyzji czy w określonej sprawie postanowienie należy wydać czy też nie. Po podaniu sygnatury sprawy wszystkie dane niezbędne do wypełnienia postanowienia przenoszą się automatycznie z bazy. Postanowienia, skutkiem wydania których jest odpisanie należności powodują, po zatwierdzeniu przez sędziego, automatyczne wpisanie odpowiedniej pozycji do dziennika należności sądowych (bez konieczności czynienia tego przez sekretariat). Wydrukowanie dowolnej liczby odpisów postanowień opatrzonych napisem “Na oryginale właściwy podpis...” wymaga kilku kliknięć myszą. Do każdego postanowienia można zdefiniować dowolną liczbę najczęściej stosowanych uzasadnień oraz wskazać uzasadnienie domyślne.

• zapamiętywanie wszystkich wygenerowanych dokumentów.

Dzięki temu w każdej chwili można wydrukować dowolną liczbę kopii każdego z nich.

• możliwość łatwego dostosowania treści pism do oczekiwań użytkowników
• prowadzenie dziennika należności sądowych,

wypełnianie którego odbywa się automatycznie, w sposób niemal niewidoczny dla użytkownika. Odpada konieczność dwukrotnego wprowadzania tych samych danych do kart dłużnika i dziennika należności.

• prowadzenie kartoteki dłużników

zawierającej informacje o wszystkich sprawach skazanych sposobie zakończenia oraz aktualnym stanie zadłużenia.

• prowadzenie terminarza,

który informuje, w jakiej sprawie od kiedy i na co należy oczekiwać

• prowadzenie korespondencji seryjnej

Jeśli w pewnej liczbie spraw istnieje potrzeba przygotowania identycznego dokumentu, wystarczy podać listę tychże spraw a program sam wygeneruje właściwe pisma bez potrzeby otwierania kolejno każdej sprawy.

• wykonywanie zestawień statystycznych

miesięcznych oraz wymaganych przez Ministerstwo Sprawiedliwości półrocznych i rocznych (NS -1 ).

• opcja tymczasowego zapamiętywania wydruków

Jeśli stanowisko pracy nie jest podłączone do odpowiednich drukarek i nie można na bieżąco wyprowadzić wszystkich pożądanych wydruków, program pozwala na zapamiętanie ich, by np. po zamianie w podajniku drukarki kopert na zwrotki wydrukować ciągiem wszystkie zgromadzone w ciągu dnia zwrotne potwierdzenia odbioru.

• inteligentną bazę kodów pocztowych

Do programu dołączona jest baza kodów pocztowych z całej Polski. Pracownicy sekretariatu nie muszą zatem każdorazowo sięgać do książki kodów w celu odszukania oznaczenia. Program sam, na podstawie nazwy miejscowości i ulicy znajduje kod.

• prowadzenie dowolnej liczby ksiąg na wspólnym skorowidzu skazanych

Dzięki temu zapewniony zostaje przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi księgami oraz pomiędzy sądem a kolegium.

• określenie ról użytkowników

W zależności od tego czy użytkownik jest pracownikiem sekretariatu czy też sędzią może wykonywać w systemie określone czynności gdy pozostałe są dla niego niedostępne. W podobny sposób określa się prawa dostępu do poszczególnych ksiąg.

• wprowadzanie dowolnych własnych pism
• przenieszenie danych z poprzedniego programu

Zachowana zostaje ciągłość pracy oraz rejestry spraw i dłużników.

Wymienione powyżej cechy systemu “Księga Należności Sądowych”, nie wyczerpują wszystkich jego zalet. Na końcowe efekty wynikające z komputeryzacji wykonawstwa z pewności należy poczekać przynajmniej około roku, choć pierwsze korzyści dadzą się zauważyć natychmiast po wdrożeniu.